Kinnitatud

Rannu vallavanema

28.01.2000. a.

käskkirjaga nr 9

VALLASEKRETÄRI AMETIJUHEND

1. Üldosa

1.1 Osakond: valla kantsei

1.2 Ametinimetus: vallasekretär

- vallasekretäri nimetab ametisse ja vabastab ametist vallavanem oma käskkirjaga;

- vallasekretär võetakse teenistusse määramata ajaks ;

- vallasekretäri ametisse nimetamisel on vallavanemal õigus kohaldada katseaega kuni 6 kuud;

1.3 Allub : vallasekretär allub vallavanemale, kes annab talle tööülesandeid ja kontrollib nende täitmist.

1.4 Alluvad: ei ole.

1.5 Asendab: vallasekretär asendab vallavanema käskkirja alusel sotsiaalnõunikku.

1.6 Asendaja: vallasekretäri võib asendada tema puhkuse, haiguse või komandeeringus viibimise ajal vallavanema käskkirja alusel antud volituste piires sotsiaalnõunik.

2. Ametikoha põhieesmärk

Vallasekretär on valla töö järjepidevust tagav juhtiv ametiisik.

3. Juhindumine

Vallasekretär juhindub oma töös EV seadusandlusest, Rannu Vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktidest, valla põhimäärusest ja asjaajamise juhendist ning käesolevast ametijuhendist.

4. Teenistusülesnded

Vallasekretäri teenistusülesanded on:

4.1. trükitööde teostamine;

4.2. vallavolikogu ja –valitsuse otsuste, määruste ja korralduste trükkimine, esitamine allakirjutamiseks, paljundamine, asjaosalistele väljasaatmine ning avalikustamine;

4.3. saabunud ja väljaläinud kirjade registreerimine ja õigeaegne edastamine;

4.4 posti toimetamine;

4.5 töö dokumentatsiooniga;

4.6 arhiivi korrastamine ja suhtlemine maakonna arhiiviga;

4.7 telefoniside korraldamine, informatsiooni vastuvõtmine ja edastamine või kõnede ümbersuunamine;

4.8 personali arvestuse pidamine;

4.9 elanike sisse- ja väljakirjutusi ning töö- ja elamislubade taotlemise vormistamine;

4.10 elanike registri pidamine arvutis ja kartoteegis;

4.11 perekonna koosseisu, sissekirjutuste ja elukoha tõendite vormistamine;

4.12 vallavanemale ettepanekute tegemine kantselei struktuuri, funktsioonide ja koosseisu kohta;

4.13 vallavolikogu ja –valitsuse õigusaktide ning kantselei muu dokumentatsiooni vastavuse tagamine EV õigusaktide nõuetele nii sisu kui vormi poolest, määruste, otsuste ja korralduste projektide viseerimine ning oma arvamuse andmine nende seaduslikkuse kohta;

4.14 volikogu ja valitsuse istungite päevakorda planeeritud õigusaktide projektide ettevalmistamise kontrollimine ja volikogu ja valitsuse istungite protokollide koostamine;

4.15 õigusaktide registripidamine, süstematiseerimine, vastavatele ametiisikutele ja volikogu liikmetele tutvustamine ning õigusaktidest tulenevate nõuete täitmine;

4.16 volikogu ja valitsuse õigusaktide avaldamine ja töö avalikustamine ning täitmise kontrollimine;

4.17 loenduste läbiviimise korraldamine ja statistiliste aruannete koostamine;

4.18 valla esindamine kohtus erivolituseta;

4.19 notariaaltoimingute teostamine vastavalt EV kehtivale seadusandlusele;

4.20 sündide ja surmade registreerimine;

4.21 inimeste vastuvõtu korraldamine valla ametnike poolt;

4.22 valla vapipitsati hoidmine;

4.23 muude kohustuste täitmine, mis tulenevad EV seadusandlikest aktidest, valla põhimäärusest, volikogu ja valitsuse õigusaktidest ning vallavanema käskkirjadest.

5. Vastutus

Vallasekretär vastutab:

5.1 kantselei töö juhtimise eest;

5.2 kirjadele tähtaegse vastamise korraldamise eest;

5.3 õigusaktide õigeaegse vormistamise ja avalikustamise eest;

5.4 oma teenistusülesannete õigeaegse ja nõuetekohase täitmise eest;

5.5 vapipitsati nõuetekohase hoidmise eest,

5.6 vastutavale hoiule antud vara ja asjade sihipärase kasutamise ja säilimise eest.

6. Õigused

Vallasekretäril on õigus:

6.1 vallasekretärile laienevad avaliku teenistuse seaduses kohaliku omavalitsuse

ametnikele ettenähtud õigused;

6.2 korraldada iseseisvalt kantselei tegevust;

6.3 saada vallaametnikelt , volikogu liikmetelt ja valla asutustest ning ettevõtetelt dokumente ja informatsiooni, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks;

6.4 taotleda ametialast vajalikku täienduskoolitust;

6.5 esitada oma arvamusi talle viseerimiseks esitatud dokumentide sisu ja õiguspärasuse kohta

6.6 oma algatusel teenistusest lahkuda, millest on kohustatud ette teatama vähemalt 1 kuu;

6.7 ei tohi administratsiooni algatusel teenistusest vabastada 2 kuu jooksul pärast tema eitavat resolutsiooni;

6.8 saada puhkust avaliku teenistuse seadusega sätestatud korras.

7. Koostöö

Vallasekretär:

7.1 teeb koostööd teiste valla ametnikega ja volikogu liikmetega;

7.2 koordineerib oma tööd teiste vallasekretäridega;

7.3 teeb koostööd Sekretäride Seltsiga ja osaleb selle liikmena.

8. Kvalifikatsiooninõuded

Vallasekretäril:

8.1. peab olema juristi kvalifikatsioon või tunnistus ametikohale vastavuse kohta Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud kutsenõuetele;

8.2. peab valdama eesti keelt kõnes ja kirjas ning vallas elava vähemusrahvuse suhtlemiskeelt;

8.3. peab tundma Eesti Vabariigi põhiseadusliku riigikorralduse aluseid, kohaliku omavalitsuse tööd reguleerivaid õigusakte;

8.4. peab teadma haldusdokumentatsiooni vormistamise põhinõudeid, asjaajamise aluseid, arhiivitöö korraldamist;

8.5. omama oskust planeerida, korraldada ja arendada meeskonnatööd, on hea suhtlemis- ja eneseväljendusoskus;

8.6. eeldatavalt varasemate kogemuste omamine;

8.7. oskama kasutada oma töös arvutit, faksiaparaati ja paljundusmasinat.

9. Palk, hüvitused, sotsiaalsed garantiid

Vallasekretäri :

9.1 palgamäära kinnitab vallavolikogu;

9.2 teenistuslähetuse kulud hüvitatakse VV määrusega kehtestatud tingimustel, ulatuses ja korras, kusjuures säilitatakse ametikoht ja palk lähetuse ajal;

9.3 isikliku sõiduki ametisõitudeks kasutamise kulud hüvitatakse VV määrusega kehtestatud tingimustel ja ulatuses;

9.4 lisapuhkuse saamise võimalus vastavalt teenistusstaazile;

9.5 puhkusetoetuse saamise võimalus kuni ühe kuu ametipalga ulatuses;

9.6 vanaduspensioni suurendamine sõltuvalt teenistusstaazist;

9.7 teenistuskohustuste hea täitmise korral ergutuse kohaldamine;

9.8 hüvitus teenistusest vabastamisel vastavalt ATS-is toodud ulatuses.

10. Ametijuhendi muutmine

Vallasekretäri ametijuhendit võib muuta:

10.1.kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid;

10.2.vallasekretäri ja vallavanema kokkuleppe alusel;

10.3.uue vallasekretäri teenistusse võtmisel.